Offre d'emploi

Description du poste :

Description sommaire:
• Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.
• Elle est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.
• Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.
• Elle est appelée à assister un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.
• Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.
Description générale des responsabilités :
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur adjoint des ressources informationnelles DA CSR, la personne titulaire du poste :
• Assister le directeur adjoint, dans ses tâches administratives et de bureau.
• Assurer et coordonner le suivi pour les décisions et requêtes du directeur adjoint et en faire la relance.
• Participer à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités de la direction.
• Collaborer à la réalisation des objectifs de la direction.
• Participer à l'élaboration et à la mise en place de politiques, processus, procédures et outils de travail informatisés.
• Élaborer des recommandations pour améliorer les processus de travail.
• Apporter les réponses aux questions de sa compétence et prépare la synthèser des problèmes cléricaux complexes.
• Rédiger, ou transcrire les lettres, rapports, convocations, ordres du jour, comptes rendus, requêtes ou tous autres documents demandés.
• Procéder à la mise en forme, la révision et la correction de documents (rapports, notes de service, correspondance etc.).
• Effectuer les photocopies et leur distribution; prépare les textes à acheminer.
• Assurer le classement des documents administratifs du directeur adjoint selon la procédure appropriée.
• Appliquer les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers, le tout conformément aux lois.
• Coordonner l'organisation des rencontres, réunions et autres évènements.
• Procéder à la réservation de salle ou d'équipements de présentation, selon la pratique en vigueur.
• Acheminer les convocations ou invitations ainsi que la documentation, s'il y a lieu.
• Assister aux réunions de gestion de la direction adjointe.
• Rédiger les procès-verbaux.
• Vérifier et organiser les communications écrites du directeur adjoint.
• Vérifier les courriels du directeur adjoint, distribuer aux personnes concernées et classer les courriels reçus.
• Maintenir l'agenda du directeur adjoint à jour.
• Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions du directeur adjoint.
• Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques ou les messages adressés au directeur adjoint.
• Assurer le suivi des appels téléphoniques relevant de sa compétence.
• S'assurer d'avoir les fournitures nécessaires à son travail et voir au renouvellement du matériel selon la procédure déterminée par l'approvisionnement.
• Accomplir toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences :

Formation académique exigée
• Posséder un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou AEC en bureautique ET 2 ans d’expérience de travail comme adjoint.e administratif.ve
OU
• Détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ ET 4 ans d’expérience de travail en tant que comme adjoint.e administratif.ve

Remarques :

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.