Offre d'emploi

Description du poste :

Salaire horaire de 24,21 $ à 32,32 $ selon expérience

Port d’attache : 1001, de Maisonneuve Est

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
Sous l’autorité de la Directrice de l’enseignement universitaire et de la recherche, le technicien en administration assiste la directrice dans ses fonctions administratives et professionnelles. Cette personne sera appelée à accomplir des travaux de secrétariat complexe qui nécessitent de bien connaître la structure administrative, les partenaires internes et externes, de même que les projets en cours. Le travail consistera, en partie, à l'élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances de la mission universitaire. En plus de voir à la gestion des courriels et de l’agenda de la Directrice, cette personne traite les requêtes acheminées à la directrice et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle voit à la circulation des informations dans le respect des règles de confidentialité établies. Elle peut effectuer des travaux reliés à l'approvisionnement, à la planification des ressources humaines ou autres travaux complexes relatifs à ses fonctions. Elle règle des situations problématiques, détermine les actions à poser, en informe la direction ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Cette personne peut aussi être appelée à assister la direction dans la gestion quotidienne des dossiers en plus d’assurer l’ensemble du soutien administratif pour la Directrice. Finalement, le technicien en administration exécute toutes autres tâches connexes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Volet A : Administratif
• Gérer l’agenda de la Directrice et planifier les diverses réunions, convoquer les membres et coordonner les conférences téléphoniques en évitant les conflits d’horaires ;
• Recevoir, trier, traiter les courriels et répondre aux appels téléphoniques, assurer une réponse ou un soutien approprié en fonction de leur priorité ;
• Maintenir et assurer le classement de la correspondance de la Directrice ;
• Assurer un soutien logistique pour les réunions ou comités de travail (élaboration de l’ordre du jour, réservation du local, branchement de la visioconférence, préparation des documents requis, rédaction des comptes rendus) ;
• Produire, éditer ou réviser des documents Word et présentations PowerPoint en respectant les normes graphiques exigées, produire des tableaux Excel et Smartsheet pour les suivis des dossiers de la Direction ;
• Établir et maintenir des collaborations efficaces avec les autres directions et les partenaires universitaires et ministériels ;
• Assurer le suivi des contrats et des embauches de la direction, dont ceux des membres des comités d’éthique ;
• Gérer les commandes de matériel de la direction ;
• Assister la Directrice dans les projets spéciaux et l’animation de la vie d’équipe ;
• Accroître l'efficacité de l'ensemble des activités de secrétariat;
Volet B : Finance
• Assurer le suivi des remboursements de factures et comptes à payer ;
• Préparer les comptes de dépenses de la Directrice ;
• Valider les relevés de paie des employés sous la responsabilité de la Directrice.

Volet C : Secrétariat
• Appuyer la directrice dans la rédaction et la mise en page de lettre d’appuis aux projets de recherche des chercheurs ou partenaires académiques ;
• Appuyer la directrice, personne formellement mandatée dans l’établissement pour l’approbation des projets de recherche dans l’Établissement, dans la rédaction des lettres courantes à partir des consignes de la Directrice ;
• Agir comme personne-ressource pour tenir à jour les versions des politiques et procédures déposées par la DEUR ;
• Soutenir l’équipe de direction à l’intégration des documents dans le nouveau plan de classification de l’établissement ;
• Assurer le dépôt des versions finales des documents de la Direction sur le serveur selon le plan de conservation établi ;
• Fournir un soutien à la Directrice pour la préparation des dossiers à déposer au Conseil d’administration.

SOUTIEN À LA L’ACTUALISATION DE LA MISSION UNIVERSITAIRE :
• Accueillir et collaborer à la supervision de stagiaires en technique administrative ;
• Faciliter l’accueil et l’intégration des stagiaires accueillis par les membres de l’équipe se rapportant directement à la Directrice, quelle que soit leur discipline.

Exigences :

EXIGENCES :
Formation académique exigée
DEC en technique administrative (ou dans une discipline appropriée) d’une école reconnue par le Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur.
Ou
AEC en technique administrative.
OU
Un certificat pertinent à la fonction.
OU
Un baccalauréat pertinent à la fonction.

*Nous avons besoin d'une preuve de diplôme dans le repère québécois : soit un diplôme obtenu au Québec, soit une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec.

EXPÉRIENCES ET AUTRES
• Connaissance de la mission universitaire dans le contexte du réseau de la santé et des services sociaux considéré un atout.
• Connaissance des activités de la Direction de l’enseignement universitaire et de la recherche considérée un atout.


TESTS À COMPLÉTER
• Français de niveau 3
• Word de niveau 3
• Excel de niveau 2
• PowerPoint niveau 1

TEST DE SECTEUR ET/OU ENTREVUE DE SÉLECTION
• Un test de secteur est prévu pour ce poste

COMPÉTENCES CLÉS ATTENDUES
• Aptitude marquée en gestion des priorités, grand sens de l'organisation et capacité de planification;
• Capacité de mener simultanément plusieurs dossiers en effectuant les suivis appropriés;
• Démontrer du leadership et une bonne collaboration;
• Faire preuve d'autonomie et de jugement;
• Capacité à composer avec des situations délicates;
• Esprit d'analyse développé
• Grande capacité d'adaptation
• Diplomatie, respect de la confidentialité et grande discrétion
• Flexibilité

Remarques :

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.