Offre d'emploi

Description du poste :

Devenons plus forts avec vous ! Le CIUSSS du Centre-Sud de l’Île-de-Montréal est présentement à la recherche des adjoints(es) administratifs(ives)pour se joindre à son équipe dynamique.

Quels sont les avantages à te joindre à notre équipe?

• Postes à temps complet (35 heures/semaine)
• Travail en mode hybride possible (présentiel-télétravail)
• Lieu de travail facilement accessible en transport en commun ou en voiture
• Régime d’assurances collectives (incluant enfants et conjoint.e)
• Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP)
• 4 semaines de vacances payées par année (après 1 an de service)
• 9,6 journées maladie par année monnayable
• 13 journées fériés par année
• Rabais corporatifs
• Programme d’aide aux employés et à la famille

En quoi consiste le travail ?
Sous la responsabilité du directeur adjoint, gestionnaire ou chef de service, l'agent administratif assiste aux des activités relatives au support administratif et clérical de son supérieur et des professionnels du service. Il peut aussi jouer un rôle de soutient à la coordination et au contrôle des activités relative au fonctionnement administratif du département .

Elle assume de façon autonome la coordination et le contrôle qualitatif de toute communication orale ou écrite liée aux mandats de son cadre supérieur. Elle assure le suivi des décisions auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés, rédige des communications et traite les requêtes acheminées au cadre supérieur.

Elle participe à différents niveaux aux projets de la direction. Elle règle des situations problématiques, connaît et respecte les politiques et procédures reliées à ses fonctions. Elle est responsable de l'organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le compte rendu. Elle contribue également aux activités entourant la bonne gestion de l’installation.

Il effectue différentes tâches administratives et assume la production de différents documents de natures variable demandés par son supérieur hiérarchique et les professionnels du service. Il peut aussi travailler e collaboration avec la technicien-ne en administration de la direction.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
Transcrit des lettres et les documents variés qui lui sont confiés;
Fait la saisie ou le traitement ou de données (production de rapports, création de listes ou répertoires, statistiques, etc.);
Effectue les convocations aux réunions, collabore à leur organisation matérielle et peut y assister pour noter le compte rendu;
Tient à jour les différentes listes d’envois;
Assure la reproduction des documents;
Élabore et maintient le système de classement des documents administratifs;
Assiste les membres de l’équipe dans leurs démarches avec les autres instances et partenaires;
Organise la logistique des déplacements et rendez-vous des membres de l’équipe;
Assure le suivi des appels téléphoniques;
Reçoit, dépouille et distribue le courrier;
S’assure d’avoir les fournitures nécessaires à son travail et voit au bon fonctionnement et renouvellement du matériel;
Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers;
Accomplit toutes autres fonctions connexes à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences :

Formation académique exigée
Adjoint (e) de direction
• Posséder un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ET 2 ans d’expérience de travail comme adjoint.e administratif.ve
OU
• Détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ ET 4 ans d’expérience de travail en tant que comme adjoint.e administratif.ve
Agent (e) administratif (ive) profil secrétariat
• Posséder un diplôme d’études secondaires et un diplôme d’études professionnelles (DEP) ou un DES-métier en secrétariat, reconnue par le Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec ou le MEQ.
OU
• Détenir un diplôme d’études secondaires reconnues par le Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec ou le MEQ et deux à trois ans d’expérience à titre de secrétaire.
Compétences, talents et connaissances souhaitées ?
• Tu aimes le travail d’équipe
• Pour toi la gestion d’agenda n’a pas de secrets
• Tu es organisé.e et doté.e d’un bon sens des priorités
• Tu maîtrise la suite Microsoft d’Office
• Tu souhaites t’impliquer dans un grand projet de transformation de la gestion des ressources humaines

Remarques :

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.