Description du poste :
LIBELLÉ DE LA NOMENCLATURE
Personne qui effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l'analyse de données.
CONTEXTE DU MANDAT - Projet provincial SIU-RH
Le mandat provincial du CIUSSS du Centre-Sud-de-l’île-de-Montréal consiste à supporter le déploiement du système d'information unifié de gestion des ressources humaines (SIU-RH), afin de :
(a) Permettre la gestion efficace et efficiente d’un volume important d’activités de ressources humaines et de paie, sur plusieurs sites ;
(b) Faciliter le travail des employés des services de ressources humaines et de la paie en systématisant les flux de travail ;
(c) Faciliter le lien entre la clientèle et les services RH/paie en offrant un guichet multi-plateformes pour communiquer, par flux de travail systématisés, avec les employés, les gestionnaires et les candidats aux affichages de postes externes ;
(d) Exploiter les données du système à des fins de planification et de gestion ;
(e) Gérer les données dans un environnement performant et sécuritaire.
Dans un deuxième temps, le projet vise à implanter le SIU-RH. Finalement, le projet doit établir le cadre d’opération, de maintenance et d’évolution du système.
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous l’autorité de la directrice adjointe SIU-RH, le titulaire de l’assignation supporte la logistique de l’équipe de projet pour la définition, l’analyse et le déploiement d’un nouveau système d’information au niveau des ressources humaines et de la paie.
À ce titre, il assure l’organisation et le suivi des rencontres des comités de gouvernance du projet, tient à jour les outils de gestion de projet, soutien les professionnels de l’équipe de projet pour leurs besoins logistiques (déplacements, hébergement, organisation de rencontres externes, documentation) et soutient la directrice adjointe dans ses responsabilités de gestion.
FONCTIONS GÉNÉRALES
Le titulaire de l’assignation assume les fonctions générales suivantes :
1. Planifie et réalise ses activités en fonction des objectifs qui lui sont signifiés ;
2. Participe activement aux rencontres et comités auxquels il est convié ;
3. Rend compte de l’évolution de ses activités selon le mode de gestion de projet convenu ;
4. Favorise le maintien d’un climat de travail agréable au sein de son équipe de travail ;
5. Entretient un climat de collaboration avec ses partenaires et interlocuteurs.
FONCTIONS SPÉCIFIQUES
Le titulaire de l’assignation assume les fonctions spécifiques suivantes :
1. Recevoir les demandes des partenaires et interlocuteurs du SIU-RH, y donner suite ou assurer le suivi auprès des membres de l’équipe de projet ;
2. Soutenir le gestionnaire et les membres de l’équipe de projet dans la production de documents, listes, tableaux, schémas, présentations ou tout autre livrable ;
3. Coordonner et assurer la diffusion de l’information nécessaire au bon fonctionnement du secteur, rédiger à cet effet des notes de service ou tout autre document à l’intention de l’équipe ou des partenaires ;
4. Organiser la logistique des rencontres de travail et des comités de gouvernance du projet :
a. Coordonner les déplacements et l’hébergement pour l’équipe ;
b. Tenir à jour les listes du personnel et des comités de gouvernance.
5. Préparer les ordres du jour et, au besoin, assister aux rencontres, produire les compte-rendu et faire les suivis nécessaires ;
6. Recevoir et vérifier les formulaires administratifs complétés par les membres de l’équipe, les faire autoriser et les acheminer au secteur administratif concerné ;
7. Accueillir le nouveau personnel, voir à leur installation, répondre à leurs questions et les diriger vers les bonnes ressources ;
8. Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau du secteur, effectuer les commandes, assurer la réception de la marchandise et son rangement ;
9. Organiser et gérer le classement des documents du secteur ;
10. Coordonner les activités de formation de l’équipe et en organiser la logistique ;
11. Gérer le courrier et l’agenda :
a. Participe à l’optimisation de la gestion interne de l’équipe SIU-RH (organisation des activités de gestion de projet : visite de coordinations, visites de pré-déploiement, déploiement, exploitation)
12. Assister les membres de l’équipe dans ses démarches avec les autres instances et partenaires ;
13. Assister les membres de l’équipe dans l’application de politiques et procédures administratives du secteur.
NATURE ET PORTÉE DE LA FONCTION
Nature des communications :
1. Relations à l’interne
- Équipe de projet SIU-RH;
- Équipes de la DRHCAJ et de la paie
2. Relations à l’externe
- Représentants des établissements de santé et services sociaux du Québec, du MSSS et autres partenaires impliqués dans le projet SIU-RH
Niveau d’autonomie :
Le titulaire de l’assignation possède beaucoup de latitude dans l’organisation de son travail.
Compétences professionnelles :
- Connaissance des outils et de la méthodologie de suivi de projet ;
- Expérience en soutien des travaux de comités ;
- Excellente connaissance des logiciels Word, Excel, Powerpoint, MS Project (atout) et Visio
- Maîtrise du français oral et écrit ;
- Connaissance des processus de gestion des RH et de la paie, un atout.
Compétences personnelles :
- Rigueur ;
- Professionnalisme ;
- Capacité d’analyse ;
- Créativité et innovation ;
- Capacité à entretenir des relations interpersonnelles harmonieuses ;
- Esprit d’équipe ;
- Gestion des priorités ;
- Orienté service clientèle.
Exigences :
- Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, techniques administratives, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent
OU
- Attestation d'études collégiales (AEC) pertinente à la fonction
- Une expérience dans le réseau de la santé et des services sociaux ou dans un projet d’implantation d’un système d’information représente un atout important.
Exigences physiques et environnementales
Le titulaire sera appelé à se déplacer fréquemment dans la province de Québec dans le cadre de ses fonctions selon un calendrier planifié.
Les coûts de transport (voiture personnelle ou location, autobus, etc.) et d'hébergement sont défrayés selon les règles en vigueur.
Remarques :
Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.
Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.