Description du poste :
3 REMPLACEMENTS À TEMPS COMPLET AVEC POSSIBILITÉ DE PERMANENCE
Lieu de travail actuel : 4675 rue Bélanger, Montréal, H1T 1C2 - Déménagement des bureaux au printemps 2022 au Pavillon Lafontaine - 1301, rue Sherbrooke Est
ACTIVITÉS CONCERNANT LA GESTION DES DOSSIERS
• Procède à la validation du dossier papier et informatisé des nouveaux employés;
• Analyse et effectue les calculs nécessaires quant à la reconnaissance à l’embauche ou en cours d’emploi de l’expérience acquise dans tout emploi antérieur ou actuel reconnu par les contrats de travail en vigueur, en assure les ajustements à la banque statutaire ainsi que les changements advenant une modification à la rémunération. Interprète et effectue également les calculs nécessaires quant à la reconnaissance de la formation postscolaire reconnue;
• Saisit les différentes retenues au dossier de l’employé telles que crédits d’impôts, assurances collectives, etc.;
• Apporte les modifications requises lors de changements de salaire et d’avantages sociaux, et ce, en fonction des conventions collectives et directives du Ministère de la santé et des services sociaux ou d’ententes locales et particulières;
• Approuve et contrôle les différentes pièces justificatives requises et voit au respect des échéanciers;
• S’assure que l’information traitée au dossier informatisé est consignée au dossier papier;
• Diffuse, explique et voit au respect des normes, procédures et conventions collectives en vigueur;
• Analyse les différents rapports, en vérifie l'information et procède à toute correction ou modification nécessaire;
• Identifie les difficultés d’application et la justesse de certaines normes ou procédures, en évalue les conséquences et propose des solutions afin d’améliorer le fonctionnement de la gestion des dossiers;
• Répond aux demandes d’information des employés et gestionnaires relatives à la gestion des dossiers d’employés en conformité avec les règles d’accès à l’information;
• Valide les modifications effectuées à chaque période de paie afin d’en assurer l’exactitude. Apporte les correctifs, s’il y a lieu;
• Répond ou assure le suivi quant aux demandes de références provenant d’organismes extérieurs;
• Effectue, lorsque requis, la fermeture administrative des dossiers d’employés et voit à leur gestion selon les normes en vigueur;
• Travaille en collaboration avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs du service et répondre au besoin de l’organisation;
• Dans une approche visant l’amélioration des services offerts et l’organisation du travail, fait part de suggestions à son supérieur immédiat pouvant être utiles pour le service ou l’établissement;
• Vérifie, à l’aide de rapports, l’accumulation de l’ancienneté, conformément aux dispositions des conventions collectives, aux politiques et procédures en vigueur;
• Procède à l’affichage de la liste annuelle d’ancienneté et à la production de différentes listes, conformément aux dispositions des conventions collectives.
ACTIVITÉS CONCERNANT LES AVANTAGES SOCIAUX
Les congés
• Informe et fournit aux employés la documentation requise sur les règles de paiement et d’obtention de congés tels que congés parentaux, congés sans solde (< ou > 1 mois), congés nordiques, congés pour études et pour enseignement, etc.;
• Supporte les gestionnaires dans la gestion des congés.
Les assurances collectives
• Rencontre et informe les employés sur les différents plans d’assurances collectives et leurs critères d’admissibilité selon l’accréditation syndicale;
• Assure le suivi de l’adhésion des employés aux assurances auprès des assureurs;
• Effectue le calcul du taux des primes d’assurances aux besoins;
• Prépare et fait compléter les formulaires d’adhésion et de modification d’assurances requis et en assure les suivis selon les délais prescrits;
• Prend les mesures nécessaires pour maintenir à jour sa connaissance des changements qui surviennent dans les différents plan d’assurance (loi sur les médicaments, etc.);
• Applique les règles relatives aux différentes conventions collectives en ce qui a trait à la gestion du plan d’assurances collectives lors des différents congés sociaux : congé de maternité, congé parental, congés sans solde divers;
• Complète les formulaires de réclamation d’assurance privée tel que demandé par les employés;
• Assure le suivi des rapports de validation relatifs aux assurances collectives.
Le régime de retraite
• Rencontre les employés qui désirent recevoir des informations générales sur la retraite : état de participation au RREGOP ou au RRPE,, sur la rente de retraite, les critères d’admissibilité, les calculs d’estimés de rente et les calculs de rachat d’années de service;
• Prépare des estimés de retraite et fournit les explications nécessaires aux employés.
• Rencontre les employés qui désirent de l’information sur tout sujet relatif à la C.A.R.R.A. (transfert dans un CRI, relevé de droits, retour au travail dans le réseau, etc. ) ;
• Fait la recherche et la cueillette d’informations afin de fournir des attestations ou d’exécuter les calculs nécessaires à la demande de rachat d’années de service;
• Complète et fait compléter les documents et formulaires nécessaires et en assure le suivi;
• Envoie une lettre à l’assureur afin que les nouveaux retraités obtiennent l’information nécessaire sur le régime d’assurance des retraités.
Congé à traitement différé
• Rencontre les employés qui désirent recevoir des informations relatives au congé à traitement différé ; leur explique les conditions et les modalités;
• Procède à la préparation du contrat, voit à sa signature et en assure le suivi avec le service de
la paie;
• Traite et fournit l’information, tant au gestionnaire qu’à l’employé, à toute demande sur la gestion du congé à traitement différé : prolongation, report du congé, fin, etc.;
• Assure le suivi du régime en cas de bris de contrat.
Assurance salaire (long terme)
Le dossier d’assurance salaire est traité de concert avec le service de santé et les relations de travail;
R.R.Q.
• Rencontre les employés en assurance salaire qui sont susceptibles de recevoir une rente d’invalidité par la Régie des rentes du Québec;
• Fournit aux employés concernés les informations relatives aux conditions de la Régie des rentes. et de la convention collective;
• Aide l’employé à compléter le formulaire de la Régie des rentes.
3e année d’assurance salaire
• Gère les procédures administratives reliées aux absences invalidité de plus de deux ans;
• Fait compléter les formulaires d’assurance salaire requis pour la 3e année en conformité avec les protections d’assurance collective au dossier de l’employé;
• Fournit les informations complémentaires demandées par les différentes compagnies d’assurances.
Décès d’un employé
• Rencontre les membres de la famille lors du décès d’un employé afin de leur expliquer les modalités relatives au dossier de l’employé : assurance vie de la convention collective, prestation de décès, rente de conjoint survivant et d’orphelin de la R.R.Q., assurance vie versée par l’assurance collective (selon l’option choisie), modalités relatives à la CARRA;
• Aide les membres de la famille à compléter les différents formulaires.
Effectue toute autre tâche connexe dans les champs apparaissant à la description sommaire des responsabilités.
Exigences :
Formation académique:
Doit détenir un diplôme de fin d'études collégiales (DEC) en techniques administratives pertinent à la fonction*
OU
Une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente à la fonction;
OU
Un certificat pertinent à la fonction;
OU
Un baccalauréat pertinent à la fonction.
Expérience:
Une expérience professionnelle dans le domaine de la rémunération et des avantages sociaux sera considérée comme un atout.
Profil de compétences:
• Capacité à travailler sous pression et dans des délais restreints;
• Être organisé;
• Maîtrise du français oral et écrit et connaissance usuelle de l’anglais;
• Attitude positive, esprit d’équipe et facilité à établir de bonnes relations interpersonnelles;
• Souci du détail, de la qualité et du travail bien fait;
• Autonomie et discrétion.
Remarques :
Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées.
Seules les personnes répondant aux exigences seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.