Offre d'emploi

Description du poste :

Lieu de travail: Direction régionale de santé publique, 1301 rue Sherbrooke Est, Montréal, H2L 1M3

TECHNICIEN OU TECHNICIENNE EN ADMINISTRATION (Volet données opérations et optimisation du processus)

Personne qui effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l'analyse de données.
Ce titre d'emploi comprend également la personne qui est responsable du fonctionnement administratif d'une direction et qui voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Joindre l'équipe de la santé publique c'est :

• Avoir un impact réel sur la santé des montréalais et contribuer à la réduction des inégalités sociales de santé;
• Intégrer un milieu de travail innovant, engagé et branché sur le milieu universitaire;
• C'est plus qu'un travail, c'est une mission !

C'est également :
• Un horaire flexible et la possibilité de télétravail;
• Des opportunités de développement de carrière dans une grande variété de domaines et de clientèles;
• Faire partie d'une des plus grandes équipes multidisciplinaires en santé publique au Canada.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
Sous l’autorité hiérarchique du chef de service, la personne titulaire de ce poste est responsable du fonctionnement administratif pour certains mandats et voit aux relations internes et externes en lien avec ses fonctions. Elle met à jour des procédures et processus liées aux activités courantes et assure la bonne gestion des dossiers en fonction des priorités et coordonne les suivis nécessaires incluant celui des délais à respecter. De plus la personne titulaire contribue à la mise en œuvre et à l’amélioration du processus de gestion des dossiers du contentieux.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
Volet organisation et amélioration du travail
• Assurer la réception et le traitement des dossiers actifs et des demandes qui lui sont acheminées en provenance du secteur, de la direction, du MSSS ou d’autres sources.
• Assurer la réception et le traitement du courrier interne, des courriels et des fax
• Élaborer et modifier les modèles de procédures, de lettres et de documents en conformité avec les processus établis
• Effectuer les tâches reliées à l’organisation du travail et au processus de traitement des mandats
• Collaborer au suivi des tableaux de bord de données pour les différentes activités du service
• Effectuer les tâches reliées à l’organisation du travail et son amélioration
• Assurer le traitement numérique des dossiers et le lien avec sa version « papier » lorsque requis
• Soutenir l’amélioration du processus de traitement des mandats et participer au développement et à la mise à jour des outils de suivi
• Participer à l’amélioration des façons de faire en collaboration avec les autres membres de l’équipe et dans le respect des prescriptions légales

Volet gestion des dossiers et des budgets
• Contribuer à faciliter l’organisation, l’identification et le suivi des dossiers (papiers et numériques)
• Effectuer des tâches reliées à la création, au suivi, à la fermeture et à l’archivage des dossiers (papier et numérique)
• Coordonner l’application du plan de classification, du calendrier de conservation et de toute directive et procédure émanant du contentieux.
• Analyser et participer à l’amélioration des outils informatiques destinées à la gestion des dossiers (papiers et numériques).
• Recevoir, analyser et procéder au traitement des factures en s’assurant de la conformité et la signature par les instances appropriées et en gardant trace des budgets liés aux différents programmes ;
• S’assure de la mise en place des outils requis pour la reddition de compte au MSSS et au CCSMTL en lien avec les indicateurs sous la responsabilité du service.
• Effectuer toute tâche connexe à la demande de son supérieur.

Exigences :

Formation académique:
• Doit détenir un diplôme de fin d'études collégiales (DEC) en techniques administratives pertinent à la fonction OU une attestation d'études collégiales pertinente OU un certificat pertinent à la fonction OU un baccalauréat pertinent à la fonction

Expérience de travail:
• 1 an d'expérience de travail en lien avec l'amélioration des processus ou la réalisation de projets complexes impliquant la cueillette et l'analyse de données.

Langues et logiciels utilisés de manière régulière
• Français de niveau 2
• Word de niveau 2
• Excel niveau 1

Compétences clés attendues
• Capacité décisionnelle et initiative (valeur passion)
• Attitude positive (valeur passion)
• Analyse et résolution de problème (valeur passion)
• Civilité (valeur respect)
• Confidentialité (valeur respect)
• Souci de la qualité (valeur engagement)
• Sens de l'organisation et des priorités (valeur engagement)
• Travail d'équipe (valeur collaboration)
• Entraide (valeur collaboration)

Pourquoi choisir le CIUSSS du Centre-Sud-de l'Ïle-de Montréal?

https://ciusss-centresudmtl.gouv.qc.ca/emplois-et-stages/pourquoi-choisir-le-ciusss-du-centre-sud-de-lile-de-montreal

Pour toute information additionnelle, veuillez communiquer avec:
Hyam Sarah Daouk
hyam.sarah.daouk.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca
Veuillez noter que nous ne considérons que les candidatures inscrites sur notre site (CV Manager). Nous vous demandons de ne pas postuler via Indeed et de ne pas nous faire parvenir de cv via notre adresse courriel.
Merci!

Remarques :

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.